Call center merupakan sebuah unit bisnis yang bertugas untuk memberikan layanan pelanggan melalui panggilan telepon ataupun pesan teks. Di dalam call center, terdapat sejumlah orang yang bertugas sebagai customer service untuk menjawab pertanyaan dan keluhan dari pelanggan. Tugas call center sangatlah penting, karena kualitas layanan yang diberikan oleh customer service akan mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Memahami Produk dan Layanan Perusahaan
Seorang customer service harus memahami produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Dalam hal ini, pelatihan dan pengembangan kompetensi menjadi hal yang penting untuk dilakukan. Seorang customer service yang menguasai produk dan layanan perusahaan akan mampu memberikan jawaban yang akurat dan relevan kepada pelanggan.
Bertanggung Jawab atas Keluhan Pelanggan
Customer service harus siap untuk menangani keluhan pelanggan dengan baik. Berbicara dengan pelanggan yang sedang marah atau kecewa memang tidak mudah, namun hal ini harus dilakukan dengan sikap sabar dan empati. Customer service juga harus mampu memberikan solusi yang tepat dan memuaskan bagi pelanggan.
Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Seorang customer service harus membangun hubungan baik dengan pelanggan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan pelanggan dengan ramah, memberikan solusi yang tepat, dan mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan oleh pelanggan. Dengan menjaga hubungan baik dengan pelanggan, maka pelanggan akan merasa nyaman dan terus menggunakan produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Menggunakan Bahasa yang Tepat dan Mudah Dipahami
Customer service harus menggunakan bahasa yang tepat dan mudah dipahami oleh pelanggan. Hindari penggunaan bahasa formal atau teknis yang sulit dipahami oleh pelanggan. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dicerna oleh pelanggan, sehingga mereka dapat dengan mudah memahami jawaban yang diberikan oleh customer service.
Mengidentifikasi Kebutuhan Pelanggan
Seorang customer service harus mampu mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara mendengarkan keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan baik. Customer service juga harus mampu memberikan penjelasan yang jelas dan tepat mengenai produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan, sehingga pelanggan dapat memutuskan dengan tepat apa yang mereka butuhkan.
Menjaga Kualitas Layanan
Customer service harus selalu menjaga kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memperhatikan waktu respons, memberikan solusi yang tepat dan memuaskan, serta memberikan layanan dengan ramah dan sopan. Dengan menjaga kualitas layanan, maka pelanggan akan merasa puas dan terus menggunakan produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Memberikan Edukasi Mengenai Produk dan Layanan
Seorang customer service harus mampu memberikan edukasi mengenai produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memberikan penjelasan yang jelas dan mudah dipahami mengenai fitur-fitur produk atau layanan. Dengan memberikan edukasi, maka pelanggan akan lebih memahami produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Menjaga Etika Profesional
Customer service harus menjaga etika profesional dalam menjalankan tugasnya. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menghormati pelanggan, menjaga kerahasiaan informasi pelanggan, dan memberikan layanan dengan sopan dan ramah. Dengan menjaga etika profesional, maka perusahaan akan semakin dipercaya oleh pelanggan.
Bekerja dalam Tim
Seorang customer service harus mampu bekerja dalam tim. Dalam hal ini, customer service harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan rekan kerjanya. Customer service juga harus mampu memberikan dukungan kepada rekan kerjanya dalam menangani keluhan atau pertanyaan pelanggan.
Menjaga Kepatuhan Terhadap Prosedur
Customer service harus menjaga kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan agar layanan yang diberikan oleh customer service tetap konsisten dan sesuai dengan standar perusahaan. Dengan menjaga kepatuhan terhadap prosedur, maka perusahaan akan semakin terpercaya di mata pelanggan.
Menjaga Komunikasi yang Baik dengan Atasan
Seorang customer service harus mampu menjaga komunikasi yang baik dengan atasan. Hal ini dilakukan agar atasan dapat memberikan arahan dan masukan kepada customer service dengan tepat. Customer service juga harus mampu memberikan laporan mengenai kinerjanya secara teratur kepada atasan.
Menggunakan Teknologi dengan Baik
Customer service harus mampu menggunakan teknologi dengan baik. Dalam hal ini, customer service harus terbiasa menggunakan sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan. Customer service juga harus mampu mengoperasikan perangkat teknologi yang digunakan untuk menjalankan tugasnya, seperti telepon dan komputer.
Menjaga Kesehatan Mental
Seorang customer service harus menjaga kesehatan mentalnya. Tugas sebagai customer service bisa sangat menegangkan dan melelahkan, sehingga customer service harus mampu mengatasi stres dan menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Dalam hal ini, customer service bisa melakukan olahraga atau kegiatan yang dapat membantu mengurangi stres.
Menjaga Kesehatan Fisik
Customer service juga harus menjaga kesehatan fisiknya. Dalam hal ini, customer service harus menjaga pola makan yang sehat dan berolahraga secara teratur. Dengan menjaga kesehatan fisik, maka customer service akan mampu menjalankan tugasnya dengan lebih baik dan efektif.
Menjaga Konsistensi dalam Pelayanan
Customer service harus menjaga konsistensi dalam pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Dalam hal ini, customer service harus mampu memberikan pelayanan yang sama baiknya kepada semua pelanggan, tanpa membedakan pelanggan yang satu dengan yang lain. Dengan menjaga konsistensi dalam pelayanan, maka perusahaan akan semakin dipercaya oleh pelanggan.
Mengikuti Pelatihan dan Pengembangan Kompetensi
Customer service harus selalu mengikuti pelatihan dan pengembangan kompetensi yang diselenggarakan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan agar customer service dapat mengembangkan kemampuan dan pengetahuannya mengenai produk dan layanan perusahaan. Dengan mengikuti pelatihan dan pengembangan kompetensi, maka customer service akan semakin profesional dalam menjalankan tugasnya.
Menjaga Kesopanan dan Etika Berbicara
Customer service harus menjaga kesopanan dan etika berbicara dalam menjalankan tugasnya. Hal ini dilakukan agar pelanggan merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik. Customer service juga harus mampu menghindari penggunaan kata-kata yang tidak pantas atau kasar dalam berbicara dengan pelanggan.
Menjaga Kecepatan dan Efisiensi dalam Menangani Keluhan
Customer service harus mampu menjaga kecepatan dan efisiensi dalam menangani keluhan pelanggan. Hal ini dilakukan agar pelanggan merasa dihargai dan tidak merasa terbebani dengan masalah yang mereka hadapi. Customer service juga harus mampu memberikan solusi yang tepat dan memuaskan dalam waktu yang singkat.
Menjaga Keamanan Informasi Pelanggan
Customer service harus menjaga keamanan informasi pelanggan. Dalam hal ini, customer service harus menjaga kerahasiaan informasi pelanggan yang diberikan kepada mereka. Customer service juga harus mampu menjaga keamanan data yang dimiliki oleh perusahaan.
Menjadi Solusi bagi Pelanggan
Customer service harus menjadi solusi bagi pelanggan. Dalam hal ini, customer service harus mampu memberikan solusi yang tepat dan memuaskan bagi pelanggan yang mengalami masalah. Customer service juga harus mampu memberikan saran yang relevan bagi pelanggan yang membutuhkan bantuan dalam memilih produk atau layanan yang tepat.
Mendengarkan Pelanggan dengan Baik
Seorang customer service harus mampu mendengarkan pelanggan dengan baik. Hal ini dilakukan agar customer service dapat memahami masalah atau kebutuhan yang dihadapi oleh pelanggan. Customer service juga harus mampu memberikan perhatian penuh kepada pelanggan, sehingga pelanggan merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik.
Menjaga Kerja Sama dengan Divisi Lain
Seorang customer service harus mampu menjaga kerja sama dengan divisi lain dalam perusahaan. Hal ini dilakukan agar customer service dapat mengetahui informasi yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya. Customer service juga harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh divisi lain dalam perusahaan.
Menjaga Kualitas Komunikasi
Customer service harus menjaga kualitas komunikasi yang diberikan kepada pelanggan. Hal ini dilakukan agar pelanggan dapat memahami jawaban atau solusi yang diberikan oleh customer service. Customer service juga harus mampu menghindari kesalahan dalam berkomunikasi dengan pelanggan, seperti salah mengetik nomor telepon atau alamat email.
Menggunakan Bahasa yang Baku dan Jelas
Customer service harus menggunakan bahasa yang baku dan jelas dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau sulit dipahami oleh pelanggan. Customer service juga harus mampu menjelaskan dengan jelas dan mudah dipahami mengenai produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Menjaga Kepatuhan Terhadap Jadwal Kerja
Customer service harus menjaga kepatuhan terhadap jadwal kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan agar customer service dapat memberikan layanan kepada pelanggan dalam waktu yang tepat. Customer service juga harus mampu mengatur waktu kerjanya dengan baik, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam menjalankan tugasnya.
Menjaga Kualitas Layanan pada Jam Sibuk
Customer service harus mampu menjaga kualitas layanan pada jam sibuk. Jam sibuk adalah waktu di mana banyak pelanggan yang menghubungi call center untuk memperoleh informasi atau menyelesaikan masalah. Dalam hal ini, customer service harus mampu memberikan layanan dengan cepat dan efektif, tanpa mengurangi kualitas layanan yang diberikan.
Menjaga Posisi Diri
Customer service harus mampu menjaga posisi diri dalam menjawab pertanyaan atau keluhan pelanggan. Hal ini dilakukan agar customer service tidak memberikan jawaban yang tidak tepat atau melebihi kewenangannya. Customer service juga harus mampu menghubungi atasan atau divisi lain dalam perusahaan jika diperlukan untuk menyelesaikan masalah pelanggan.
Menggunakan Sistem CRM dengan Baik
Customer service harus mampu menggunakan sistem CRM (Customer Relationship Management) dengan baik. Sistem CRM digunakan untuk mengelola informasi pelanggan dan memperoleh wawasan mengenai kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini, customer service harus terbiasa menggunakan sistem CRM yang digunakan oleh perusahaan.
Menjaga Kesabaran dan Keuletan dalam Menangani Keluhan
Customer service harus memiliki kesabaran dan keuletan dalam menangani keluhan pelanggan. Hal ini dilakukan agar customer service dapat memberikan solusi yang tepat dan memuaskan bagi pelanggan, meskipun pelanggan mengalami masalah yang sulit diatasi. Customer service juga harus mampu memberikan dukungan secara emosional kepada pelanggan yang membutuhkan.
Menjaga Kualitas Layanan pada Jam Malam
Customer service harus mampu menjaga kualitas layanan
