Wawancara merupakan salah satu metode yang digunakan dalam proses seleksi karyawan atau calon karyawan. Dalam melakukan wawancara, seorang interviewer harus memiliki daftar pertanyaan yang telah disusun terlebih dahulu. Tujuan dari daftar pertanyaan ini adalah untuk memastikan bahwa interviewer dapat menggali informasi yang dibutuhkan dari calon karyawan secara sistematis dan terstruktur. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam menyusun daftar pertanyaan untuk wawancara:
1. Tentukan Tujuan Wawancara
Sebelum menyusun daftar pertanyaan, seorang interviewer harus menentukan tujuan dari wawancara tersebut. Apakah tujuannya untuk mengetahui latar belakang calon karyawan, kemampuan teknis, atau kepribadian? Dengan menentukan tujuan wawancara, interviewer dapat menyusun pertanyaan yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Identifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan
Setelah menentukan tujuan wawancara, interviewer harus mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan dari calon karyawan. Misalnya, apakah perusahaan membutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik atau karyawan yang memiliki kemampuan analisis yang tinggi? Dengan mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan, interviewer dapat menyusun pertanyaan yang dapat menguji kemampuan calon karyawan dalam hal tersebut.
3. Buat Daftar Pertanyaan Terbuka dan Tertutup
Setelah menentukan tujuan wawancara dan mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan, interviewer harus menyusun daftar pertanyaan terbuka dan tertutup. Pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang memungkinkan calon karyawan untuk memberikan jawaban yang panjang dan mendalam, sedangkan pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang hanya membutuhkan jawaban singkat atau ya/tidak.
4. Gunakan Pertanyaan Behavioral
Pertanyaan behavioral adalah pertanyaan yang mengarah pada pengalaman dan tindakan masa lalu calon karyawan. Pertanyaan ini dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang kemampuan dan kinerja calon karyawan. Contoh pertanyaan behavioral adalah “Berikan contoh situasi di mana Anda berhasil menyelesaikan proyek dengan deadline yang ketat.
5. Hindari Pertanyaan Diskriminatif
Dalam menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus menghindari pertanyaan yang bersifat diskriminatif. Pertanyaan yang bersifat diskriminatif dapat melanggar hak asasi manusia dan memicu tuntutan hukum. Contoh pertanyaan diskriminatif adalah “Apakah Anda berencana memiliki anak dalam waktu dekat?” atau “Apa agama Anda?”
6. Uji Coba Daftar Pertanyaan
Setelah menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus menguji coba daftar pertanyaan tersebut dengan beberapa karyawan atau teman. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pertanyaan yang disusun dapat menggali informasi yang dibutuhkan dan tidak terlalu sulit atau mudah bagi calon karyawan untuk menjawabnya.
7. Perbaiki dan Sempurnakan Daftar Pertanyaan
Berdasarkan hasil uji coba, interviewer dapat memperbaiki dan menyempurnakan daftar pertanyaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa daftar pertanyaan yang disusun dapat menggali informasi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.
8. Susun Pertanyaan secara Terstruktur
Setelah daftar pertanyaan telah disempurnakan, interviewer harus menyusun pertanyaan secara terstruktur. Pertanyaan harus disusun berdasarkan urutan yang logis dan saling terkait. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa interviewer dapat menggali informasi yang dibutuhkan secara sistematis.
9. Sesuaikan Pertanyaan dengan Calon Karyawan
Setiap calon karyawan memiliki latar belakang, pengalaman, dan kemampuan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, interviewer harus dapat menyesuaikan pertanyaan dengan calon karyawan. Pertanyaan yang disusun harus relevan dengan latar belakang dan pengalaman calon karyawan.
10. Berikan Ruang bagi Calon Karyawan untuk Bertanya
Selain menyusun daftar pertanyaan, interviewer juga harus memberikan ruang bagi calon karyawan untuk bertanya. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa calon karyawan dapat memahami lebih jelas tentang perusahaan dan pekerjaan yang ditawarkan.
11. Pertimbangkan Waktu yang Dibutuhkan
Sebelum melakukan wawancara, interviewer harus mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk menjawab setiap pertanyaan. Waktu yang dibutuhkan harus disesuaikan dengan kesibukan calon karyawan dan jangan terlalu lama atau terlalu pendek.
12. Hindari Pertanyaan yang Sudah dijawab dalam CV
Dalam menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus menghindari pertanyaan yang sudah dijawab dalam CV. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa interviewer dapat menggali informasi yang lebih mendalam tentang calon karyawan.
13. Pertimbangkan Bahasa yang Digunakan
Dalam menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus mempertimbangkan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan harus mudah dipahami oleh calon karyawan dan tidak terlalu formal.
14. Hindari Pertanyaan yang Bersifat Personal
Dalam menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus menghindari pertanyaan yang bersifat personal. Pertanyaan yang bersifat personal dapat melanggar privasi calon karyawan dan membuatnya merasa tidak nyaman.
15. Pertimbangkan Lokasi Wawancara
Sebelum melakukan wawancara, interviewer harus mempertimbangkan lokasi yang akan digunakan. Lokasi yang digunakan harus nyaman dan tenang agar interviewer dan calon karyawan dapat berkonsentrasi dengan baik.
16. Persiapkan Pengantar yang Baik
Sebelum memulai wawancara, interviewer harus mempersiapkan pengantar yang baik. Pengantar yang baik dapat membuat calon karyawan merasa santai dan nyaman. Pengantar yang baik juga dapat memberikan gambaran tentang tujuan dan proses wawancara.
17. Fokus pada Pertanyaan yang Penting
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus fokus pada pertanyaan yang penting. Pertanyaan yang tidak terlalu penting dapat disimpan untuk sesi wawancara berikutnya atau didiskusikan dengan tim HR.
18. Gunakan Bahasa Tubuh yang Baik
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menggunakan bahasa tubuh yang baik. Bahasa tubuh yang baik dapat membuat calon karyawan merasa nyaman dan terbuka. Bahasa tubuh yang baik juga dapat membantu interviewer dalam memahami jawaban calon karyawan.
19. Jangan Terlalu Banyak Berbicara
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menghindari terlalu banyak berbicara. Interviewer harus memberikan kesempatan yang cukup bagi calon karyawan untuk menjawab pertanyaan. Terlalu banyak berbicara juga dapat membuat calon karyawan merasa tidak nyaman dan terganggu.
20. Berikan Feedback yang Positif
Setelah calon karyawan menjawab pertanyaan, interviewer harus memberikan feedback yang positif. Feedback yang positif dapat meningkatkan rasa percaya diri dan motivasi calon karyawan. Feedback yang positif juga dapat mengurangi ketegangan dan cemas yang dirasakan calon karyawan.
21. Hindari Pertanyaan yang Bersifat Provokatif
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menghindari pertanyaan yang bersifat provokatif. Pertanyaan yang bersifat provokatif dapat memicu konflik dan membuat calon karyawan merasa tidak nyaman.
22. Gunakan Teknik Listening yang Baik
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menggunakan teknik listening yang baik. Teknik listening yang baik dapat membantu interviewer dalam memahami jawaban calon karyawan dengan lebih baik. Teknik listening yang baik juga dapat membuat calon karyawan merasa didengar dan dihargai.
23. Gunakan Pertanyaan Follow-up
Setelah calon karyawan menjawab pertanyaan, interviewer harus menggunakan pertanyaan follow-up. Pertanyaan follow-up dapat membantu interviewer dalam memperjelas jawaban calon karyawan. Pertanyaan follow-up juga dapat membantu interviewer dalam menggali informasi yang lebih mendalam.
24. Jangan Mempertanyakan Hal yang Sudah Jelas
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menghindari mempertanyakan hal yang sudah jelas. Hal yang sudah jelas dapat dilihat dari CV calon karyawan atau dari pertanyaan sebelumnya. Memperjelas hal yang sudah jelas hanya akan membuang waktu yang berharga.
25. Hindari Pertanyaan yang Bersifat Sensitive
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menghindari pertanyaan yang bersifat sensitive. Pertanyaan yang bersifat sensitive dapat membuat calon karyawan merasa tidak nyaman dan terganggu.
26. Jadilah Profesional
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menjadi profesional. Interviewer harus menghormati calon karyawan dan tidak membiarkan emosi mengambil alih. Jadilah profesional dalam mengambil keputusan dan memberikan feedback.
27. Sertakan Pertanyaan tentang Kepribadian
Selain pertanyaan teknis, interviewer juga harus menyertakan pertanyaan tentang kepribadian. Pertanyaan tentang kepribadian dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang karakter calon karyawan dan apakah ia cocok dengan perusahaan atau tidak.
28. Hindari Pertanyaan yang Bersifat Rasis
Dalam melakukan wawancara, interviewer harus menghindari pertanyaan yang bersifat rasis. Pertanyaan yang bersifat rasis dapat melanggar hak asasi manusia dan memicu tuntutan hukum.
29. Pertimbangkan Pengalaman Kerja Sebelumnya
Dalam menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus mempertimbangkan pengalaman kerja sebelumnya. Pengalaman kerja sebelumnya dapat memberikan gambaran tentang kemampuan dan kinerja calon karyawan di tempat kerja sebelumnya.
30. Berikan Kesempatan untuk Melakukan Follow-up
Setelah wawancara selesai, interviewer harus memberikan kesempatan bagi calon karyawan untuk melakukan follow-up. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa calon karyawan dapat memberikan informasi tambahan atau menjelaskan lebih detail tentang jawaban yang telah diberikan.
Kesimpulan
Menyusun daftar pertanyaan untuk wawancara merupakan hal yang penting dalam proses seleksi karyawan. Dalam menyusun daftar pertanyaan, interviewer harus mempertimbangkan tujuan wawancara, identifikasi kompetensi yang dibutuhkan, dan menyusun pertanyaan secara terstruktur. Interviewer juga harus menghindari pertanyaan yang bersifat diskriminatif, personal, atau rasis. Selain itu, interviewer harus menggunakan teknik listening yang baik, memberikan feedback yang positif, dan menjadi profesional. Dengan menyusun daftar pertanyaan yang baik, interviewer dapat menggali informasi yang dibutuhkan dari calon karyawan secara efektif dan efisien.
