Menyampaikan laporan secara lisan merupakan salah satu kegiatan yang sering dilakukan oleh orang-orang di berbagai bidang pekerjaan. Tak hanya di lingkup pekerjaan, kemampuan menyampaikan laporan secara lisan juga diperlukan untuk kegiatan-kegiatan lain seperti presentasi, diskusi, dan sebagainya.
Namun, tidak semua orang memiliki kemampuan untuk menyampaikan laporan secara lisan dengan baik dan benar. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas mengenai bagaimana cara menyampaikan laporan secara lisan yang efektif dan dapat dipahami oleh pendengar.
1. Persiapkan Materi dengan Baik
Langkah pertama dalam menyampaikan laporan secara lisan adalah menyiapkan materi dengan baik. Pastikan bahwa materi yang akan disampaikan telah dipelajari dan dipahami dengan baik.
Jika materi yang disampaikan berupa hasil penelitian, pastikan bahwa data-data yang digunakan telah diverifikasi dan diperoleh dari sumber yang terpercaya. Hal ini akan membuat laporan yang disampaikan lebih meyakinkan dan dapat dipercaya oleh pendengar.
2. Buatlah Rangkuman dari Materi yang Akan Disampaikan
Sebelum memulai penyampaian laporan secara lisan, sebaiknya buatlah rangkuman dari materi yang akan disampaikan. Hal ini akan membantu pendengar memahami dengan lebih baik mengenai apa yang akan disampaikan.
Rangkuman ini dapat berupa daftar poin-poin penting dari materi yang akan disampaikan. Pastikan bahwa poin-poin tersebut telah didiskusikan dengan baik dan dapat dipahami oleh pendengar.
3. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Salah satu hal yang penting dalam menyampaikan laporan secara lisan adalah menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pendengar. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu teknis atau sulit dipahami oleh orang awam.
Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, sehingga pendengar dapat dengan mudah memahami apa yang disampaikan.
4. Gunakan Alat Bantu Jika Diperlukan
Jika diperlukan, gunakan alat bantu seperti presentasi atau media lainnya untuk membantu penyampaian laporan secara lisan. Hal ini akan membantu pendengar dalam memahami materi yang disampaikan.
Namun, pastikan bahwa alat bantu yang digunakan tidak terlalu rumit atau mengalihkan perhatian pendengar dari materi yang disampaikan.
5. Gunakan Contoh yang Relevan
Untuk memperjelas materi yang disampaikan, gunakan contoh-contoh yang relevan dengan topik yang dibahas. Hal ini akan membantu pendengar dalam memahami materi yang disampaikan dengan lebih baik.
Pilihlah contoh yang sederhana dan mudah dipahami oleh pendengar, sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas.
6. Jaga Kontak Mata dengan Pendengar
Kontak mata adalah salah satu hal yang penting dalam menyampaikan laporan secara lisan. Jaga kontak mata dengan pendengar, sehingga mereka merasa dihargai dan terlibat dalam pembicaraan.
Namun, jangan terlalu sering menatap satu orang saja, jangan biarkan pendengar merasa tidak nyaman atau diabaikan.
7. Gunakan Intonasi yang Tepat
Intonasi atau nada suara yang digunakan juga sangat penting dalam menyampaikan laporan secara lisan. Gunakan intonasi yang tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan.
Jangan terlalu monoton atau terlalu dramatis dalam menggunakan intonasi. Gunakan intonasi yang natural dan sesuai dengan situasi yang ada.
8. Gunakan Bahasa Tubuh yang Tepat
Bahasa tubuh juga sangat penting dalam menyampaikan laporan secara lisan. Gunakan bahasa tubuh yang tepat dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan.
Contohnya, jangan terlalu banyak menggerakkan tangan atau menunjuk-nunjuk orang ketika menyampaikan laporan. Hal ini dapat mengalihkan perhatian pendengar dari materi yang disampaikan.
9. Jangan Terlalu Cepat atau Terlalu Lambat dalam Menyampaikan Laporan
Kecepatan dalam menyampaikan laporan juga sangat penting. Jangan terlalu cepat atau terlalu lambat dalam menyampaikan laporan, karena hal ini dapat membuat pendengar kebingungan atau bosan.
Jaga kecepatan yang sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dan pastikan bahwa pendengar dapat mengikuti dengan baik.
10. Jangan Mengulang-ulang Kata atau Frasa yang Sama
Mengulang-ulang kata atau frasa yang sama dalam menyampaikan laporan dapat membuat pendengar bosan dan kehilangan fokus. Gunakan variasi kata atau frasa yang sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan.
Jangan ragu untuk menggunakan sinonim atau ungkapan yang lebih variatif untuk menjelaskan suatu hal.
11. Jangan Menambahkan Informasi yang Tidak Diperlukan
Menambahkan informasi yang tidak diperlukan dalam penyampaian laporan dapat membuat pendengar kebingungan dan mengalihkan perhatian dari pesan yang ingin disampaikan.
Pastikan bahwa informasi yang disampaikan relevan dengan topik yang dibahas dan dapat dipahami dengan mudah oleh pendengar.
12. Jangan Berbicara Terlalu Panjang
Berbicara terlalu panjang dalam menyampaikan laporan dapat membuat pendengar bosan dan kehilangan fokus. Pastikan bahwa waktu yang digunakan untuk menyampaikan laporan tidak terlalu lama dan dapat dipahami oleh pendengar.
Jangan takut untuk memotong beberapa bagian yang tidak terlalu penting dalam penyampaian laporan, sehingga waktu yang digunakan dapat lebih efektif.
13. Jangan Mengganggu Pendengar dengan Gangguan Suara
Mengganggu pendengar dengan gangguan suara seperti batuk, bersin, atau suara lainnya dapat membuat pendengar kehilangan fokus dan konsentrasi dalam menyimak laporan yang disampaikan.
Jika memungkinkan, hindari melakukan gangguan suara yang dapat mengganggu pendengar dalam menyimak laporan yang disampaikan.
14. Jangan Menunjukkan Ketidakpastian dalam Penyampaian Laporan
Menunjukkan ketidakpastian dalam penyampaian laporan dapat membuat pendengar kebingungan dan tidak percaya dengan apa yang disampaikan.
Pastikan bahwa materi yang disampaikan telah dipelajari dengan baik dan dipahami dengan benar, sehingga dapat disampaikan dengan percaya diri dan meyakinkan.
15. Gunakan Bahasa yang Tepat dan Benar
Gunakan bahasa yang tepat dan benar dalam menyampaikan laporan. Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau tidak sopan dalam penyampaian laporan.
Jangan ragu untuk memperbaiki kesalahan dalam penggunaan bahasa yang terjadi selama penyampaian laporan. Hal ini akan menunjukkan bahwa kita memiliki kepedulian terhadap bahasa yang digunakan dan dapat meningkatkan kredibilitas dalam penyampaian laporan.
16. Jangan Membaca Laporan dengan Suara Keras
Membaca laporan dengan suara keras dapat membuat pendengar bosan dan kehilangan fokus dalam menyimak laporan yang disampaikan. Gunakan teknik membaca dengan suara pelan dan jelas.
Pastikan bahwa pendengar dapat mengikuti dalam proses membaca laporan dan memberikan kesempatan bagi pendengar untuk memahami isi laporan yang disampaikan.
17. Jangan Terlalu Banyak Menggunakan Kata Penghubung
Terlalu banyak menggunakan kata penghubung dalam penyampaian laporan dapat membuat pendengar kebingungan dan bosan. Gunakan kata penghubung yang tepat dan relevan dengan topik yang dibahas.
Jangan terlalu sering menggunakan kata penghubung yang sama, gunakan variasi kata penghubung yang sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan.
18. Jangan Terlalu Banyak Menggunakan Istilah Teknis
Terlalu banyak menggunakan istilah teknis dalam penyampaian laporan dapat membuat pendengar kebingungan dan sulit memahami materi yang disampaikan.
Gunakan istilah teknis yang relevan dengan topik yang dibahas dan pastikan bahwa istilah tersebut telah dijelaskan dengan baik agar pendengar dapat memahami dengan mudah.
19. Jangan Terlalu Banyak Menggunakan Kata Ganti atau Pronoun
Menggunakan kata ganti atau pronoun seperti “itu” atau “dia” dalam penyampaian laporan dapat membuat pendengar kebingungan dan sulit memahami pesan yang ingin disampaikan.
Gunakan kata yang sesuai dengan objek yang dibahas dan hindari menggunakan kata ganti atau pronoun yang terlalu sering.
20. Jangan Menggunakan Bahasa yang Tidak Sesuai dengan Pendengar
Gunakan bahasa yang sesuai dengan pendengar dalam penyampaian laporan. Jangan menggunakan bahasa yang terlalu formal atau terlalu santai jika tidak sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
Pastikan bahwa bahasa yang digunakan dapat dipahami oleh pendengar dengan baik.
21. Jangan Menambahkan Unsur Humor yang Terlalu Berlebihan
Menambahkan unsur humor dalam penyampaian laporan dapat membuat pendengar lebih santai dan terlibat dalam pembicaraan. Namun, pastikan bahwa unsur humor yang digunakan tidak terlalu berlebihan dan tidak mengalihkan perhatian pendengar dari materi yang disampaikan.
Pilihlah unsur humor yang relevan dengan topik yang dibahas dan sesuai dengan pendengar yang ada.
22. Berikan Kesempatan bagi Pendengar untuk Bertanya
Setelah menyampaikan laporan, berikan kesempatan bagi pendengar untuk bertanya dan memberikan tanggapan mengenai materi yang disampaikan.
Jangan takut untuk menjawab pertanyaan atau memberikan penjelasan jika ada hal yang kurang jelas dalam materi yang disampaikan.
23. Berikan Ucapan Terima Kasih pada Pendengar
Setelah selesai menyampaikan laporan, berikan ucapan terima kasih pada pendengar atas waktu dan perhatian yang telah diberikan dalam menyimak materi yang disampaikan.
Hal ini akan menunjukkan bahwa kita menghargai perhatian dan waktu yang diberikan oleh pendengar selama penyampaian laporan.
24. Evaluasi Penyampaian Laporan yang Telah Dilakukan
Setelah selesai menyampaikan laporan, evaluasi penyampaian laporan yang telah dilakukan. Evaluasi ini dapat dilakukan dengan meminta feedback dari pendengar atau melakukan evaluasi sendiri pada proses penyampaian laporan.
Hal ini akan membantu kita dalam meningkatkan kemampuan untuk menyampaikan laporan secara lisan di masa yang akan datang.
25. Latih Kemampuan Menyampaikan Laporan secara Lisan
Latihlah kemampuan untuk menyampaikan laporan secara lisan dengan teratur. Hal ini akan membantu kita dalam meningkatkan kemampuan untuk menyampaikan laporan secara lisan dengan lebih baik dan efektif.
Carilah kesempatan untuk berbicara di depan umum atau melatih kemampuan menyampaikan laporan dengan teman atau rekan kerja.
26. Terus Belajar dan Mengembangkan Kemampuan untuk Menyampaikan Laporan secara Lisan
Teruslah belajar dan mengembangkan kemampuan untuk menyampaikan laporan secara lisan. Baca buku atau artikel tentang teknik
