Staff administrasi merupakan bagian penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Mereka bertanggung jawab dalam mengurus berbagai macam tugas administratif seperti mengelola dokumen, melakukan pengarsipan, menyusun laporan keuangan, serta melayani tamu yang datang ke kantor.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai cara kerja staff administrasi dan tugas-tugas yang mereka lakukan.
1. Mengelola Dokumen
Salah satu tugas penting dari staff administrasi adalah mengelola dokumen. Mereka harus bisa mengatur dokumen-dokumen perusahaan agar mudah ditemukan dan terhindar dari kerusakan atau hilang.
Untuk mengelola dokumen, staff administrasi biasanya menggunakan sistem pengarsipan. Mereka akan menyimpan dokumen dalam kategori-kategori tertentu sesuai dengan jenis dan tanggal dokumen tersebut dibuat.
2. Membuat Laporan Keuangan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyusun laporan keuangan perusahaan. Mereka harus memahami bagaimana cara menghitung pendapatan, biaya, dan keuntungan perusahaan.
Untuk membuat laporan keuangan, staff administrasi biasanya menggunakan software akuntansi seperti Excel atau MYOB. Mereka harus memiliki keterampilan dalam mengolah data keuangan agar laporan yang dihasilkan akurat dan terpercaya.
3. Menyusun Jadwal Kerja
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyusun jadwal kerja karyawan. Mereka harus memastikan bahwa setiap karyawan memiliki jadwal yang jelas dan tidak ada yang tumpang tindih.
Untuk menyusun jadwal kerja, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen jadwal seperti Google Calendar atau Microsoft Outlook. Mereka harus bisa mengatur jadwal dengan baik agar tidak ada kegiatan yang terlewatkan.
4. Menerima Tamu
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menerima tamu yang datang ke kantor. Mereka harus memiliki keterampilan dalam berkomunikasi dan melayani tamu dengan baik.
Untuk menerima tamu, staff administrasi harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat mengenai perusahaan atau organisasi. Mereka juga harus bisa mengarahkan tamu ke ruangan atau orang yang dituju dengan tepat.
5. Memeriksa Ketersediaan Stok Barang
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam memeriksa ketersediaan stok barang yang ada di perusahaan. Mereka harus bisa mengatur persediaan barang agar tidak kekurangan atau kelebihan stok.
Untuk memeriksa ketersediaan stok barang, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen persediaan seperti Zoho Inventory atau TradeGecko. Mereka harus bisa mengatur persediaan barang dengan baik agar tidak terjadi kerugian atau kehilangan barang.
6. Menangani Panggilan Telepon dan Email
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menangani panggilan telepon dan email yang masuk ke perusahaan. Mereka harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat mengenai perusahaan atau organisasi.
Untuk menangani panggilan telepon dan email, staff administrasi harus bisa memberikan pelayanan yang baik dan cepat. Mereka harus bisa menjawab pertanyaan atau permintaan dari pelanggan dengan tepat dan ramah.
7. Mengatur Keuangan Perusahaan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengatur keuangan perusahaan. Mereka harus bisa mengatur pembayaran tagihan, mengelola kas perusahaan, dan mengurus pajak.
Untuk mengatur keuangan perusahaan, staff administrasi biasanya menggunakan software akuntansi seperti Quickbooks atau Xero. Mereka harus memahami bagaimana cara mengatur keuangan perusahaan agar tidak ada keuangan yang terlewatkan atau salah hitung.
8. Mengatur Agenda Rapat
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengatur agenda rapat perusahaan. Mereka harus bisa membuat agenda rapat yang jelas dan terstruktur.
Untuk mengatur agenda rapat, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen rapat seperti Doodle atau Meetin.gs. Mereka harus bisa mengatur agenda rapat dengan baik agar tidak ada pembahasan yang terlewatkan atau tidak terstruktur.
9. Mengelola Data Karyawan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengelola data karyawan perusahaan. Mereka harus bisa mengatur data karyawan seperti gaji, absensi, dan tunjangan karyawan.
Untuk mengelola data karyawan, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen karyawan seperti BambooHR atau Gusto. Mereka harus bisa mengatur data karyawan dengan baik agar tidak ada data karyawan yang terlewatkan atau salah hitung.
10. Memantau Penggunaan Fasilitas Kantor
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam memantau penggunaan fasilitas kantor seperti ruang rapat, printer, dan alat tulis kantor. Mereka harus bisa mengatur penggunaan fasilitas agar tidak ada yang terlewatkan atau disalahgunakan.
Untuk memantau penggunaan fasilitas kantor, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen fasilitas seperti OfficeSpace atau FMX. Mereka harus bisa mengatur penggunaan fasilitas dengan baik agar tidak ada kerusakan atau kehilangan fasilitas kantor.
11. Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengelola surat masuk dan keluar perusahaan. Mereka harus bisa menyimpan surat-surat tersebut dengan baik agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Untuk mengelola surat masuk dan keluar, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen surat seperti Hiver atau Mailbird. Mereka harus bisa mengatur surat masuk dan keluar dengan baik agar tidak ada surat yang terlewatkan atau tercecer.
12. Menangani Masalah Keamanan Kantor
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menangani masalah keamanan kantor. Mereka harus bisa mengawasi keamanan kantor dan menangani masalah keamanan seperti pencurian atau kebakaran.
Untuk menangani masalah keamanan kantor, staff administrasi biasanya bekerja sama dengan tim keamanan atau perusahaan keamanan. Mereka harus bisa mengawasi keamanan kantor dengan baik agar tidak ada masalah keamanan yang terjadi di kantor.
13. Menyusun Agenda Kerja
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyusun agenda kerja. Mereka harus bisa membuat agenda kerja yang jelas dan terstruktur agar tidak ada kegiatan yang terlewatkan.
Untuk menyusun agenda kerja, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen tugas seperti Asana atau Trello. Mereka harus bisa mengatur agenda kerja dengan baik agar tidak ada kegiatan yang terlewatkan atau tidak terstruktur.
14. Menyimpan Data Penting Perusahaan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyimpan data penting perusahaan seperti data keuangan, data karyawan, dan data pelanggan. Mereka harus bisa menyimpan data tersebut dengan baik agar tidak hilang atau disalahgunakan.
Untuk menyimpan data penting perusahaan, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen data seperti Google Drive atau Dropbox. Mereka harus bisa menyimpan data penting perusahaan dengan baik agar tidak hilang atau disalahgunakan.
15. Mengatur Perjalanan Bisnis
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengatur perjalanan bisnis karyawan. Mereka harus bisa mengatur tiket pesawat, hotel, dan transportasi lainnya agar karyawan bisa melakukan perjalanan bisnis dengan lancar.
Untuk mengatur perjalanan bisnis, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen perjalanan seperti Expensify atau TripIt. Mereka harus bisa mengatur perjalanan bisnis dengan baik agar tidak ada masalah selama perjalanan bisnis berlangsung.
16. Menangani Persoalan Sumber Daya Manusia
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menangani persoalan sumber daya manusia seperti rekrutmen karyawan, pelatihan karyawan, dan pengelolaan kinerja karyawan.
Untuk menangani persoalan sumber daya manusia, staff administrasi biasanya bekerja sama dengan tim HR atau perusahaan HR. Mereka harus bisa menangani persoalan sumber daya manusia dengan baik agar karyawan perusahaan bisa berkembang dan memenuhi target kinerja.
17. Mengatur Pembayaran Tagihan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengatur pembayaran tagihan perusahaan seperti tagihan listrik, tagihan telepon, atau tagihan internet. Mereka harus bisa mengatur pembayaran tagihan agar tidak ada tagihan yang terlewatkan atau telat dibayar.
Untuk mengatur pembayaran tagihan, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen pembayaran seperti Bill.com atau Zoho Books. Mereka harus bisa mengatur pembayaran tagihan dengan baik agar tidak ada masalah dengan pihak yang penerima tagihan.
18. Menyusun Laporan Kinerja Perusahaan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyusun laporan kinerja perusahaan. Mereka harus bisa menyusun laporan kinerja yang akurat dan terpercaya agar bisa digunakan sebagai bahan evaluasi oleh manajemen perusahaan.
Untuk menyusun laporan kinerja perusahaan, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen laporan seperti Zoho Analytics atau Tableau. Mereka harus bisa menyusun laporan kinerja perusahaan dengan baik agar tidak ada data yang terlewatkan atau salah hitung.
19. Mengatur Kegiatan Pelatihan dan Seminar
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengatur kegiatan pelatihan dan seminar untuk karyawan perusahaan. Mereka harus bisa mengatur jadwal pelatihan dan seminar agar tidak tumpang tindih dengan jadwal kerja karyawan.
Untuk mengatur kegiatan pelatihan dan seminar, staff administrasi biasanya bekerja sama dengan tim HR atau perusahaan HR. Mereka harus bisa mengatur kegiatan pelatihan dan seminar dengan baik agar karyawan perusahaan bisa meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
20. Mengatur Persiapan Acara Perusahaan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengatur persiapan acara perusahaan seperti acara ulang tahun perusahaan atau acara perusahaan lainnya. Mereka harus bisa mengatur persiapan acara agar berjalan lancar dan sukses.
Untuk mengatur persiapan acara perusahaan, staff administrasi biasanya bekerja sama dengan tim event organizer atau tim acara perusahaan. Mereka harus bisa mengatur persiapan acara dengan baik agar tidak ada persiapan yang terlewatkan atau tidak terstruktur.
21. Menyusun Rencana Anggaran Perusahaan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyusun rencana anggaran perusahaan. Mereka harus bisa menyusun rencana anggaran yang akurat dan efektif agar perusahaan bisa mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan.
Untuk menyusun rencana anggaran perusahaan, staff administrasi biasanya menggunakan software manajemen keuangan seperti Mint atau Personal Capital. Mereka harus bisa menyusun rencana anggaran perusahaan dengan baik agar bisa digunakan sebagai panduan dalam mengatur keuangan perusahaan.
22. Mengelola Program Kesejahteraan Karyawan
Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam mengelola program kesejahteraan karyawan seperti asuransi kesehatan atau program pensiun. Mereka harus bisa mengelola program kesejaht
