Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam kegiatan bisnis atau pemerintahan. Surat dinas memiliki format yang berbeda dengan surat biasa, karena biasanya ditujukan untuk kepentingan tertentu dan memiliki sifat resmi.
Namun, terkadang dalam penulisan surat dinas, beberapa bagian yang seharusnya tidak dicantumkan malah menjadi bagian dari isi surat. Hal ini sebenarnya tidak perlu dilakukan dan bahkan dianggap tidak etis dalam penulisan surat dinas. Berikut adalah beberapa bagian yang tidak wajib dicantumkan dalam surat dinas:
1. Salam Pembuka yang Terlalu Panjang
Salam pembuka pada surat dinas seharusnya singkat dan jelas. Terlalu panjangnya salam pembuka hanya akan membuat surat terkesan bertele-tele dan memakan waktu yang tidak perlu. Dalam salam pembuka, sebaiknya langsung menyebutkan tujuan surat tersebut ditulis.
2. Kata-kata yang Tidak Relevan
Penulisan surat dinas seharusnya tidak mengandung kata-kata yang tidak relevan dengan isi surat. Hal ini hanya akan membuat surat terlihat tidak profesional dan kurang serius.
3. Isi Surat yang Berlebihan
Isi surat dinas seharusnya padat dan jelas. Terlalu banyaknya isi surat hanya akan membingungkan pembaca dan membuat mereka sulit memahami maksud surat tersebut. Oleh karena itu, sebaiknya isi surat dinas dibuat singkat dan jelas.
4. Lampiran yang Tidak Penting
Lampiran pada surat dinas seharusnya hanya berisi dokumen yang relevan dengan isi surat. Lampiran yang tidak penting hanya akan membuat surat terlihat berantakan dan tidak profesional.
5. Penggunaan Bahasa yang Tidak Sesuai
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas seharusnya formal dan sopan. Penggunaan bahasa yang tidak sesuai hanya akan membuat surat terlihat tidak profesional dan kurang serius. Oleh karena itu, sebaiknya menggunakan bahasa yang sesuai dengan konteks surat.
6. Terlalu Banyak Menggunakan Singkatan
Singkatan sebaiknya digunakan secara bijak dalam surat dinas. Terlalu banyak menggunakan singkatan hanya akan membingungkan pembaca dan membuat surat terlihat tidak serius. Oleh karena itu, sebaiknya menggunakan singkatan yang umum dan mudah dipahami.
7. Penulisan yang Tidak Rapi
Penulisan surat dinas seharusnya rapi dan teratur. Penulisan yang tidak rapi hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
8. Penggunaan Warna yang Berlebihan
Penggunaan warna pada surat dinas seharusnya hanya digunakan secara bijak. Terlalu banyak menggunakan warna hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
9. Penulisan yang Tidak Jelas
Penulisan surat dinas seharusnya jelas dan mudah dipahami. Penulisan yang tidak jelas hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
10. Penggunaan Huruf yang Tidak Sesuai
Penggunaan huruf pada surat dinas seharusnya sesuai dengan format yang telah ditentukan. Penggunaan huruf yang tidak sesuai hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
11. Penggunaan Tanda Baca yang Berlebihan
Penggunaan tanda baca pada surat dinas seharusnya hanya digunakan secara bijak. Terlalu banyak menggunakan tanda baca hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
12. Kesalahan Ejaan dan Tatabahasa
Surat dinas seharusnya tidak mengandung kesalahan ejaan dan tatabahasa. Kesalahan tersebut hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
13. Penggunaan Istilah yang Tidak Dikenal
Surat dinas seharusnya tidak mengandung istilah yang tidak dikenal. Istilah yang tidak dikenal hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
14. Penulisan yang Tidak Sesuai dengan Etika
Surat dinas seharusnya tidak mengandung penulisan yang tidak sesuai dengan etika. Penulisan yang tidak sesuai dengan etika hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
15. Penggunaan Kata-kata Kasar
Surat dinas seharusnya tidak mengandung kata-kata kasar. Penggunaan kata-kata kasar hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
16. Pengulangan Kata-kata yang Sama
Surat dinas seharusnya tidak mengandung pengulangan kata-kata yang sama. Pengulangan tersebut hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
17. Penulisan yang Tidak Memiliki Struktur
Penulisan surat dinas seharusnya memiliki struktur yang jelas dan mudah dipahami. Penulisan yang tidak memiliki struktur hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
18. Penggunaan Kalimat yang Terlalu Panjang
Surat dinas seharusnya menghindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang. Kalimat yang terlalu panjang hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
19. Penggunaan Kata-kata yang Ambigu
Surat dinas seharusnya tidak menggunakan kata-kata yang ambigu. Penggunaan kata-kata yang ambigu hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
20. Terlalu Banyak Menggunakan Kata-kata Formal
Surat dinas seharusnya tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata formal. Terlalu banyak menggunakan kata-kata formal hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
21. Penggunaan Kata-kata yang Terlalu Umum
Surat dinas seharusnya menghindari penggunaan kata-kata yang terlalu umum. Penggunaan kata-kata yang terlalu umum hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
22. Penggunaan Bahasa Asing yang Tidak Diperlukan
Surat dinas seharusnya menghindari penggunaan bahasa asing yang tidak diperlukan. Penggunaan bahasa asing yang tidak diperlukan hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
23. Penggunaan Bahasa yang Terlalu Formal
Surat dinas seharusnya tidak terlalu formal. Penggunaan bahasa yang terlalu formal hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
24. Penggunaan Bahasa yang Sulit Dipahami
Surat dinas seharusnya menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Penggunaan bahasa yang sulit dipahami hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
25. Terlalu Banyak Menggunakan Kata-kata Persetujuan
Surat dinas seharusnya tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata persetujuan. Terlalu banyak menggunakan kata-kata persetujuan hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
26. Terlalu Banyak Menggunakan Kata-kata Pengantar
Surat dinas seharusnya tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata pengantar. Terlalu banyak menggunakan kata-kata pengantar hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
27. Penulisan yang Tidak Teratur
Penulisan surat dinas seharusnya teratur dan mudah dipahami. Penulisan yang tidak teratur hanya akan membuat surat terlihat tidak serius dan kurang profesional.
28. Kesalahan dalam Penulisan Nama atau Jabatan
Surat dinas seharusnya tidak mengandung kesalahan dalam penulisan nama atau jabatan. Kesalahan tersebut hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
29. Penggunaan Istilah yang Tidak Sesuai
Surat dinas seharusnya menggunakan istilah yang sesuai dengan konteks surat. Penggunaan istilah yang tidak sesuai hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
30. Tidak Menyertakan Tanda Tangan
Surat dinas seharusnya menyertakan tanda tangan yang sah. Tidak menyertakan tanda tangan hanya akan membuat surat terkesan tidak serius dan kurang profesional.
Kesimpulan
Penulisan surat dinas seharusnya dilakukan dengan baik dan benar. Beberapa bagian yang tidak wajib dicantumkan dalam surat dinas sebaiknya dihindari agar surat terlihat lebih profesional dan serius. Dalam penulisan surat dinas, sebaiknya menggunakan bahasa yang formal dan sopan serta menghindari penggunaan kata-kata yang tidak relevan atau ambigu. Dengan mengikuti aturan dan etika penulisan surat dinas, maka surat dinas yang dibuat akan terlihat lebih profesional dan memberikan kesan yang baik kepada pembaca.
